Tingkatkan Pelayanan, Darmajaya Respon Komplain Via E-Ticketing

Bandar Lampung – Tingkatkan kualitas
pelayanan, Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya menerapkan sistem electronik ticketing (e-ticketing) untuk keperluan komplain,
masalah, kritik, dan saran tentang layanan serta sumber daya yang diberikan di
kampus setempat. 

Untuk itu, Information and Communication Technology (ICT) memberikan
pelatihan penggunaan layanan dengan sistem tiket kepada puluhan karyawan
Darmajaya khususnya staf pelayanan di Laboratorium Information Access Centre
(IAC) Darmajaya. 

Kepala Bagian Jaringan
Komunikasi, Fajrin
Armawan,
SKom mengatakan, menangani
keluhan menjadi hal yang penting, karena dapat memengaruhi reputasi
instansi/perusahaan. Upaya meningkatkan kualitas pelayanan, Darmajaya
menerapkan sistem e-ticketing yang dapat diakses melalui help.darmajaya.ac.id. 

Diungkapnya, sistem tersebut telah
diterapkan sejak 2 tahun lalu untuk E-Compalin mahasiswa, namun hanya dikelola
oleh ICT. Kedepan, E-Ticket akan dikelola oleh seluruh unit/bagian terkait. 

“Dengan e-ticketing, masalah pelayanan akan langsung dikirimkan kepada
bagian yang bertanggungjawab menangani bidangnya dan memudahkan pemantauan apakah
masalah tersebut sudah direspon, sudah selesai atau ditampung sementara karena
masalah belum terselesaikan,” terangnya, dalam rilis
yang diterima Portalinspiratif.com, Rabu 15 Februari 2017. 

Fajrin menjelaskan, user yang akan menyampaikan komplain
pada halaman utama help.darmajaya.ac.id dapat mengklik open a new ticket. User
terlebih dahulu mengisi form berupa email, nama lengkap, telp/hp, help topic,
nomor pokok mahasiswa (NPM) atau nomor induk karyawan (NIK), status, ticket
detail, dan subyek bantuan. 

“Sistem ini dapat diakses oleh
seluruh mahasiswa dan karyawan Darmajaya. Notifikasi komplain akan dimasuk melalui
email sehingga mudah terpantau. Sistem ini juga menyediakan menu knowledgebase yang memuat beberapa jawaban
dari pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan user,” paparnya. 

Lanjut Fajrin, untuk menanggapi dan
tindakan terhadap komplain, maka diberlakukan Service Level Agreement (SLA)
dengan standar waktu 2×24 jam. Sehingga jika ada tiket yang tidak direspon
dalam waktu tersebut, maka akan ada notifikasi ke email manajer atau pimpinan.
Sehingga seluruh karyawan khususnya staf pelayanan dapat membalas komplain
tepat waktu dan memberikan tindakan sesegera mungkin. 

Sementara itu, Wakil Rektor Bidang
Administrasi Umum dan Keuangan Darmajaya, Ronny Nazar, SE., MT menuturkan,
Darmajaya senantiasa melaksanakan sistem pembelajaran yang kreatif dan
adaptif terhadap kemajuan teknologi dan bisnis. 

Darmajaya menjadi kampus pelopor di
Lampung yang menerapkan konsep pembelajaran online atau e-learning sejak tahun 2005 hingga sekarang. Selain
itu Darmajaya juga menerapkan Sistem Informasi Tugas Akhir dan Skripsi
(SISTA), Sistem Informasi
Akademik (SISKA), dan e-library. 

“Sistem digital
tersebut juga kami terapkan terhadap pelayanan terkait komplain. Mudah-mudahan e-ticketing dapat membantu, mempercepat penanganan komplain untuk
mewujudkan pelayanan yang optimal,” harapnya. (*)

* Hudar – Portalinspiratif.com